Kako ispravno poslati i proslediti masovni mail

Da li Vam se dogodilo da ste primili mail poruku sa velikim brojem primalaca u “To:” polju? Verujemo da računarski stručnjaci znaju kada bi u koje polje poruke trebalo stavljati koje primaoce dok je to znanje za pojedine korisnike poda znakom pitanja. Da olakšamo mail serverima, antispam sistemima napisaćemo neka pojašnjenja šta se može dogoditi kada u mail poruci ima puno primaoca u “To:” polju.

Na početku moramo reći da primarno opisujemo poruke koji se šalju primaocima koji nemaju nekakvih zajedničkih tačaka, relativno su nepoznati jedan drugome i koji neće na primljenu poruku odgovarati niti putem nje međusobno komunicirati. Tipični primeri takvog maila su čestitke koje se šalju prilikom raznih povoda.

Dakle, zašto nije dobro da svi primaoci mail poruke budu smešteni u “To:” polje? Zato jer na taj način svi primaoci maila mogu videti mail adrese svih ostalih primalaca maila!

Zašto to nije dobro?

Iz nekoliko razloga od kojih je najvažniji sledeći: računar jednog od primaoca može biti zaražen virusom koji će bez problema pročitati sve mail adrese iz takve poruke i poslati ih kompaniji virusa koja će ih opet dalje zlonamerno koristiti – npr. prodati ih kao kolekciju pošiljaoca neželjene pošte (spam) pa će se količina neželjene pošte tih korisnika lagano povećavati. Nadalje, virus na klijentskom računaru može sam sebe poslati na sve adrese koje je pronašao u mail poruci pa će neki od primalaca dobiti mail sa virusom koji će namerno ili slučajno otvoriti i sam sebe zaraziti. Ovo je, naravno, krajnja situacija koja se ne događa tako često, ali se ipak događa, i to ne samo drugima.

Drugi važan razlog je taj što mail poruka sa puno primalaca u “To:” polju ne izgleda lepo, a velika količina teksta u “To:” polju može odvući pažnju primalaca sa sadržaja pa sam tekst poruke neće biti uočljiv i upečatljiv kakvim ga je pošljalac zamislio.

Treći razlog je taj što neki od primatelja takvih mail poruka iste povremeno prosleđuju ili odgovaraju na njih na način da ništa u njima ne uređuju niti brišu nepotrebne delove već im još i dodaju po neku liniju svog teksta. Takođe, korisnik može kliknuti i na “Reply All” pa će odgovoriti svima koji su bili primaoci prvog maila! Takav mail nakon 2-3 ciklusa odgovaranja ili prosleđivanja u telu poruke sadrži, recimo, 150 i više linija teksta u kojima su mail adrese sa putanjama ko je kome i što slao, a tek na kraju mail poruke se nalazi red ili dva korisnog teksta. Tipičan primer toga su mail poruke u kojima se traže davaoci krvi i gde je sam mail jako velik, a ono bitno je napisano u zadnjih 2 centimetra ili, još gore, negde u sredini unutar gomile nekog teksta. Takvi mailovi imaju više kB ili MB, pa ako to pomnožimo sa ogromnom količinom poruka koje dnevno idu Internetom dolazimo do značajne količine nepotrebnog prometa.

Da bi stekli osećaj o kojem redu veličine se radi, spomenućemo da kroz neki manji ili srednji mail server mesečno može proći i 1 000 000 ili više poruka, a takvih servera ima jako veliki broj. Otprilike 20% od tog broja je neželjna pošta (u našem primeru to bi bilo oko 200 000 poruka) što predstavlja nepotrebni trošak računarskih resursa.

Od ostalih, možda manje važnih stvari, možemo spomenuti “voajerizam” – znatiželjni, a besposleni primaoci takve mail poruke može stvoriti (i proširiti!) svoju sliku veza i odnosa pošiljaoca i primaoca kao i veza između samih primalaca maila što u današnje vreme, kad smo bombardirani upozorenjima o zaštiti privatnosti, i nije tako nebitno.

Rešenje za ovakve i slične mail poruke je korištenje “Bcc” (Blind carbon copy) polja.

Kada neki broj primaoca stavimo u “Bcc:” polje, svi će primiti poruku, ali niko od njih neće videti ko je još (osim njih) tu istu poruku primio. Ako primalac napravi “Reply” ili “Forward” takve poruke, u tekstu se neće videti svi primaoci već samo pošiljalac. Takva poruka u samom tekstu neće imati popis svih mail adresa već samo onaj sadržaj koji je bitan što konačno podrazumeva puno jasniju komunikaciju. Verujemo da ste barem jednom dobili mail poruku na koju ste utrošili i nekoliko minuta kako bi shvatili koja je poenta i je li uopšte namenjen Vama.

Kako doći do “Bcc” polja? S obzirom da postoji jako puno mail klijenata, teško možemo napraviti opšte upustvo za sve njih pa ćemo dati samo kratka upustva za Outlook 2010 iz Microsoft Office 2010 paketa:

1. Na Outlook alatnoj traci kliknite New i odaberite Mail Message

2. Kada se pojavi prozor sa novom mail porukom, na gornjoj traci (Ribbon) odaberite Options

3. U odeljku Fields odaberite Show Bcc

Kod većine mail klijenata bi trebala funkcionisati opcija da se kod stvaranja novog maila klikne na dugme “To:” nakon čega se otvara dijalog u kojem postoje polja “To:”, “Cc:” i “Bcc:”.

send-html-e-mail-outlook-002

Primaoce sada stavljamo u “Bcc:” umesto u “To:” polje, a primaocu takve poruke se ispisuje da je mail poruka poslana prema “Undisclosed Recipients”. Primalac tako ne može ni na koji način saznati ko je osim njega primio poruku.

Naravno, ne morate se nakon ovog teksta bojati staviti primaoce u “To:” polje – ono i dalje ostaje primarno polje u koje stavljamo primaoce kada želimo da znaju kome je sve poslana poruka i kada želimo da svi primaoci znaju da su uključeni u komunikaciju. Ako želimo da primaoci budu svesni da su unutar određene grupe, ali se od njih ne očekuje tolika pažnja prema primljenoj poruci ili želimo da primalac bude više promatrač nego učesnik diskusije primalaca iz “To:” polja, tada za takve primaoce koristimo “Cc:” (Carbon copy) polje.

Please follow and like us:
0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes